Tutorial: Cómo ver y enviar correos empresariales en Gmail en 3 pasos

Quienes hemos usado correos empresariales, que no pertenecen a Google Workspace, sabemos que los servicios del servidor (hosting) no tienen la mejor interfaz ni mucho menos las herramientas para facilitar tanto el envío como la recepción de correos de empresa con dominio propio.

Y quienes estamos a cargo de uno o varios equipos que van creciendo, o cambiando de personal, el proceso de adaptación para los nuevos integrantes resulta complicado cuando queremos que usen su correo empresarial desde la computadora, tableta o celular.

Es muy común que, cuando trabajamos con un nuevo cliente que quiere implementar Hubspot CRM, los integrantes del equipo de ventas no tengan mucho conocimiento en temas tecnológicos, y por ello, algo que debería ser fácil, resulta abrumador adaptarse a los nuevos procesos digitales. Principalmente cuando queremos alinear los equipos de marketing y ventas.

Por lo anterior, decidimos crear esta guía paso a paso para que aprendas muy fácilmente cómo vincular tu correo empresarial con dominio propio a una cuenta de Gmail, para que desde ahí puedas recibir, enviar u organizar mejor tus correos.

SPOILER ALERT:
Este proceso es mucho más fácil en una computadora. Después de la configuración podrás recibir y enviar correos desde una tableta o celular sin problemas, pero recomendamos hacerlo desde una computadora.

¿Qué datos necesitas tener antes de vincular tu correo empresarial a tu cuenta de Gmail?

Generalmente, cuando se crea un nuevo correo desde el cPanel del servidor, recibimos nuestro primer correo donde se encuentran los datos para configurar nuestro correo (como la imagen que está arriba) en cualquier dispositivo, sea celular, tableta o computadora.

Si por alguna razón no tienes este correo, te recomendamos que solicites estos datos al encargado de sistemas o personal responsable de crear y administrar los correos empresariales.

En la mayoría de los servidores, la manera para ingresar a tu servicio (básico) de correo es escribiendo en tu navegador el dominio de tu empresa seguido de una diagonal «/» y la palabra «webmail«. (Ejemplo: vendeconamor.com/webmail)

Es muy importante que tengas el acceso a tu Webmail porque cuando hagas la vinculación con tu cuenta de Gmail, Google enviará un código que deberás revisar desde Webmail y ponerlo para que puedas enviar correos desde Gmail.

Una vez teniendo los datos, ponemos manos a la obra en dos fases: la primera es para «consultar el correo de otras cuentas» (recibir) y la segunda es para «enviar como» (enviar). Al terminar podrás recibir y enviar correos desde Gmail.

RECOMENDACIÓN:
Si aún no cuentas con un correo empresarial, te recomendamos comprar el servicio de Web Hosting en Banahosting. Este servidor usamos para este sitio web y nuestros correos porque funciona súper bien. Presiona aquí para ver los planes de Banahosting.

Vincular correo empresarial con una cuenta Gmail

Para esto vamos a abrir la cuenta de Gmail que queremos que se vincule a nuestra cuenta empresarial. Estando en Gmail haces clic en el ícono de Configuración (la tuerca que está arriba a derecha muy cerca de donde aparece tus iniciales o foto) y posteriormente en el botón que dice Ver todos los ajustes (como se ve en la imagen de arriba).

Pudiera ser que el botón diga «Ver toda la configuración» o algo similar, pero independientemente de cómo se visualice, la función es la misma que necesitamos.

Al abrir todos los ajustes te aparecerán muchas pestañas, no te distraigas, únicamente te enfocarás en una: Cuentas e importación.

En la sección de Cuentas e importación, vas bajando hasta encontrar la parte que dice Consultar el correo de otras cuentas (como te muestro en la imagen de arriba).

Haz clic donde dice Añadir una cuenta de correo y aparecerá una ventana con fondo amarillo donde te pedirá que escribas el correo empresarial.

Si al escribir el correo empresarial y hacer clic en el botón Siguiente, aparece una nueva ventana que menciona el tema de la importación (como se muestra en la imagen de arriba), no tienes nada de qué preocuparte. Puedes saltarte el tema de desinstalar extensiones e ir directo al paso 1 de este tutorial.

Si, por lo contrario, la ventana inicial se cierra, deberás revisar si hay alguna extensión que pudiera causar conflicto con este proceso.

En nuestro caso que usamos la extensión de Hubspot Sales, con nuestros clientes, se necesita desinstalarlo antes de iniciar este proceso de vinculación (porque Hubspot pide acceso para gestionar el correo desde su plataforma).

RECOMENDACIÓN:
No importa si tu sistema operativo es Mac o Windows, te sugerimos usar Google Chrome u Opera para ver correos Gmail e instalar extensiones (como la de Hubspot Sales)

Cómo desinstalar extensiones del navegador Google Chrome u Opera

Para desinstalar cualquier extensión, solo necesitas hacer clic en el ícono de extensiones de Google Chrome (u Opera), que se ve como una rompecabezas (como se muestra en la imagen de arriba), elegir la extensión (en este caso HubSpot Sales) y la opción Desinstalar de Chrome.

Paso 1: Consultar el correo de tu cuenta empresarial en Gmail

Aquí empieza la parte interesante, que en ocasiones abruma a muchas personas, sin embargo, no debes preocuparte si no tienes mucho conocimiento en programación o estos temas técnicos. Vamos paso por paso.

Deberás llenar todos los datos, como se muestra en la imagen de arriba, con los respectivos cambios:

• Nombre de usuario: Tu correo empresarial completo
• Contraseña: La que te dieron para ingresar al correo, la que usas para Webmail
• Servidor POP: En ocasiones esto lo detecta en automático, pero si no lo hace, pones la palabra «mail» seguido de punto «.» y el dominio de tu correo. (Ejemplo: mail.miempresa.com)
• Puerto: Elige la opción 995, si no funciona, eliges 993. (Este puerto es para que la vinculación siga los protocolos de seguridad)
• Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor: Activa esta opción. Es para que puedas ver los correos en Gmail y que se mantengan en el servidor de la empresa
• Utilizar siempre una conexión segura (SSL) para recuperar mensajes: Activa esta opción. Es para la seguridad de la recepción y envío de correos
• Etiquetar los mensajes entrantes como: Activa esta opción. Te ayudará a diferenciar cuáles son los correos de la cuenta de Gmail y cuáles de la cuenta empresarial
• Archivar mensajes entrantes (omitir Recibidos): Desactiva esta opción. Solo debes activarla si quieres ver únicamente los correos que llegan a la bandeja de entrada principal. (Si lo activas no verás notificaciones de redes sociales o similares)

Una vez completados todos los datos, haz clic en el botón «Añadir cuenta» y se abrirá una ventana que confirma que se ha añadido una cuenta de correo y te pregunta si quieres enviar correos desde esa cuenta.

Paso 2: Enviar correo de tu cuenta empresarial en Gmail

Aparecerá una nueva ventana donde deberás poner el nombre que quieres que aparezca cuando envíes correos.

Deja activada la opción de «Tratarlo como un alias» y presiona el botón «Siguiente paso >>«.

Estamos en el penúltimo paso para terminar con el proceso de vinculación para que puedas recibir y enviar correos desde cuenta empresarial en Gmail.

En esta parte deberás llenar los mismos datos que anteriormente pusiste, pero tenemos algunas variaciones.

• Servidor SMTP: Como lo pusimos anteriormente, pones la palabra «mail» seguido de punto «.» y el dominio de tu correo. (Ejemplo: mail.miempresa.com)
• Puerto: En este caso, usaremos la opción 465 para seguir los protocolos de seguridad
• Nombre de usuario: Tu correo empresarial completo
• Contraseña: La que te dieron para ingresar al correo, la que usas para Webmail
• Conexión segura mediante SSL: Confirma que esta opción está elegida, para tener envíos de correo seguros

Una vez llenados los datos, presionas en el botón «Añadir cuenta >>» para llegar al último paso: la verificación.

Aparecerá una ventana que pide un código para finalizar el proceso (aquí le estamos dando permiso a Google para que pueda hacer los envíos desde Gmail).

Entra a tu cuenta de Webmail, ahí deberás tener un correo de Google con el asunto «Confirmación de Gmail – Enviar correos como…«. dentro de este correo verás un código de 9 dígitos numéricos.

Debes escribir o pegar ese código en la casilla y presionar el botón «Verificar«. La ventana se cerrará.

Paso 3: Confirmar vinculación de correo empresarial con cuenta Gmail

Para confirmar que el proceso se logró de forma exitosa, puedes regresar a Gmail y ver la sección: Configuración > Ver todos los ajustes > Cuentas e importación.

Verás la cuenta de correo empresarial en la sección de «Consultar el correo de otras cuentas» y en la parte de «Enviar como«.

Si todo salió según lo descrito en esta guía, ya podrás utilizar tu correo empresarial desde Gmail y puedes olvidarte de Webmail.

Recomendaciones finales

Al tener 2 cuentas en un mismo lugar, es probable que pueda ocurrir alguna equivocación, por eso es importante que tomes en cuenta lo siguiente:

1. Los correos empresariales vienen con una etiqueta gris, como se muestra en la imagen de arriba.
2. Al enviar un correo, confirma que estás usando la cuenta correcta. Al presionar en la sección «De» aparecerán todas las cuentas que tengas vinculadas a tu cuenta de Gmail. (En la imagen de ejemplo aparece 1 personal de Gmail y 1 empresarial con dominio propio)

Esperamos que este contenido haya sido útil para enviar y recibir correos de tu correo empresarial desde una cuenta Gmail.

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